12 reguł dobrze zorganizowanego biznes lunchu

Wypełniony pysznościami stolik w dobrej restauracji zamiast szklanego stołu z beznamiętnie szumiącym projektorem w sali konferencyjnej? Swobodna konwersacja przy świeżej sałatce zamiast usztywnionej rozmowy nad stertą papierów? Tak! Spotkanie z klientem czy kontrahentem w porze lunchu to idealny scenariusz na nawiązanie relacji, prowadzenie negocjacji, rozmowy o sprawach, przy których dobry nastrój, jaki towarzyszy wspólnemu posiłkowi może okazać się okolicznością sprzyjającą. Oto 12 rad, o które sprawią, że biznes lunch przebiegnie w miłej atmosferze, a efekty rozmów usatysfakcjonują obie strony, nie tylko kulinarnie.

Zapewniając bliższy kontakt niż zwyczajowe spotkanie w siedzibie firmy, biznes lunch jest idealną okazją na pogłębienie biznesowych relacji. Czasem jest rozmową z potencjalnym klientem w celu nawiązania współpracy, innym razem spotkaniem ze “starym” partnerem w biznesie, które pielęgnuje znajomość. Bywa, że podczas biznesowego posiłku toczy się kolejny etap rozmowy kwalifikacyjnej na wyższe stanowisko lub negocjacje na ten temat.

Aby spotkanie w tej formie przebiegło w sprzyjającej, przyjaznej atmosferze i zakończyło się sukcesem, warto pomyśleć o kilku istotnych sprawach już podczas organizacji biznes lunchu.

1. Czas i miejsce wybiera gość

   Zaproszenie wystosuj odpowiednio wcześniej: najlepiej tydzień, minimum 3 dni przed planowanym dniem spotkania. Ty, jako zapraszający zatroszcz się o rezerwację. Bez wcześniejszego zabukowania stolika w restauracji może czekać was niemiła niespodzianka, wpadka, która śnić ci się będzie potem po nocach. Jeżeli twój gość nie zna okolicy i tutejszych lokali, zaproponuj atrekcyjne miejsce.

2. Postaw na bezpieczną kuchnię

   Przed spotkaniem ustal preferencje żywieniowe twoich gości: być może któryś jest wegetarianinem albo je tylko organicznie lub koszernie. Zadbaj, aby restauracja, do której się udacie sprostała tym wymaganiom. Podczas zamawiania dań weź pod uwagę ich ewentualną kłopotliwość podczas konsumpcji Uważaj również na potrawy super pikantne i na nowości o niesprawdzonej opinii.

3. Ułóż scenariusz spotkania

   I nie chodzi tu o rozpisanie kolejności dań, ale o: cele, jakie chcesz uzyskać oraz tematy, jakie chciałbyś poruszyć i jakich absolutnie powinieneś unikać. Rozplanowanie przebiegu lunchu pomoże “wycisnąć” z niego jak najwięcej.

4. Zacznij od rozluźniających pogawędek

   “Grubsze” tematy zostaw na czas po głównym posiłku, w okolicach kawy czy deseru. Bombardowanie gościa strategicznymi, a co gorsza niewygodnymi pytaniami już na początku spotkania może go spłoszyć, wycofać, a nawet bezpowrotnie zepsuć klimat wzajemnych relacji.

5. Unikaj tematów niebezpiecznych

   Absolutnie daruj sobie niewygodne rejony polityki, religii i tematów osobistych. Nie wiesz, jakie poglądy ma twój rozmówca, być może w kwestiach religii jest wam dalej niż bliżej. Chyba raczej nie chcesz wywołać zakłopotania, gdy pytając o żonę, dowiesz się o toczącym się właśnie burzliwym rozwodzie.

6. Zadbaj o sympatyczną atmosferę

   Obserwuj i troszcz się o swoich gości, a podczas rozmowy utrzymuj kontakt wzrokowy i uśmiechaj się serdecznie. Pozwól drugiej stronie mówić, nie zagaduj do upadłego. Pamiętaj również o odpowiednim traktowaniu obsługi. Chyba że chcesz być zapamiętany jako arogancki prostak…

7. Wyłącz telefon

   W ostateczności wycisz dźwięk i zablokuj wibracje. Schowaj do torby, w żadnym razie nie kładź przy nakryciu. Pokażesz w ten sposób, że jesteś całkowicie skupiony na rozmówcy i to jemu poświęcasz ten czas. Zerkanie co chwilę na ekran komórki może zostać odebrane jako przejaw znudzenia, zniecierpliwienia, a w najlepszym przypadku zaświadczy o wątpliwym poziomie kultury osobistej.

8. Bezalkoholowo

   Nie zamawiaj i nie proponuj napojów z procentami. Biznes lunch  to posiłek w okolicach południa, po którym zazwyczaj goście udają się do swoich obowiązków. Jak myślisz, co pomyśli o tobie twój rozmówca, gdy po “kilku głębszych” wrócisz do biura?

9. Zachowaj podstawy savoir vivre

   Mimo iż lunch nie jest bardzo usztywnionym w formie posiłkiem, warto wykazać się elementarnymi zasadami dobrego zachowania przy stole. Pamiętaj, serwetka służąca do osuszania ust przed wypiciem napoju powinna znaleźć się na na kolanach, a nie pod szyją. Jako pierwsi zamówienie składają goście, którym, jeżeli zamówili deser, należy towarzyszyć, również zamawiając coś słodkiego.

10. Rachunek płaci zapraszający

    I nie ma tu znaczenia płeć czy stanowisko. Pamiętaj, aby rachunek uregulować dyskretnie: przy barze lub wręczoną wcześniej kelnerowi kartą.

11. Podziękuj za spotkanie

    Telefon z miłym słowem lub mail z wyrazami wdzięczności i zadowolenia z przebiegu spotkania to świetny akcent podsumowujący rozmowę.

12. Lunch biznes, a nie biznes lunch.

    Zorganizowanie tego spotkania według tej odwróconej zasady pozwoli stworzyć pozytywną atmosferę, w której obie strony będą czuć się swobodnie i po prostu dobrze, bez napięcia i stresu.

Monika Adaszewska Artykuł został przygotowany przez firmę nowekompetencje.pl , organizującej szkolenia dedykowane, świadczącej usługi doradcze oraz przeprowadzającej audyty eksperckie z zakresu zarządzania biznesem, HR, e-commerce, marketingu.