Podróże służbowe: Jak poprawnie pomniejszać diety za posiłki?

Przepisy rozporządzenia w sprawie należności z tytułu podróży służbowych szczegółowo regulują zasady obliczania diet za delegacje. W pierwszej kolejności należy obliczyć ilość przysługujących diet na podstawie czasu trwania podróży służbowej. Drugim krokiem do przyznania właściwej kwoty powinno być ewentualne pomniejszenie tych diet o odpowiedni % stawki diety za każdy zapewniony posiłek.

Oto 7 najpopularniejszych wątpliwości i pytań przedsiębiorców, zadawanych w związku z pomniejszaniem diet.

1. Nie zawsze na fakturze za hotel jest napisane, że w ramach noclegu było śniadanie – czy trzeba to sprawdzać w cenniku? Słyszałam, że nie należy dokonywać potrącenia za śniadanie, gdy nie można było z niego zrezygnować. Na jakiej podstawie mam pomniejszać diety?
Przepisy rozporządzenia obowiązującego od 2013 roku wskazują wyraźnie, że pomniejszenia diety dokonuje się za każdy zapewniony pracownikowi posiłek. Nie ma przy tym znaczenia:

• czy śniadanie było zamawiane osobno czy w ramach usługi hotelowej,

• czy śniadanie jest wymienione w osobnej pozycji na fakturze czy jest w cenie noclegu

• czy w ogóle z rachunku za hotel wynika, ze w cenie było śniadanie.

To pracownik, rozliczający się z delegacji powinien złożyć oświadczenie ile posiłków (śniadań, obiadów, kolacji) miał zapewnione. To oświadczenie powinno być podstawą do zastosowania pomniejszania diet.

 

2. Pracownik twierdzi, ze nie skorzystał ze śniadania w hotelu i dlatego nie można mu pomniejszyć diety. Czy to prawda?
Niestety, pracownik nie ma racji. Przypomnijmy, że pomniejszenia diety dokonuje się za każdy zapewniony, a nie za wykorzystany (czyli zjedzony) posiłek. Jeżeli zatem pracownik miał wykupione przez pracodawcę noclegi ze śniadaniami, potrącenia należy dokonać. Wyjątkowo w sytuacji, gdy pracownik z przyczyn obiektywnych nie mógł skorzystać ze śniadania (np. konieczność wczesnego wyjazdu z hotelu), potrącenia nie dokonamy – ponieważ wtedy trudno mówić o zapewnieniu wyżywienia

 

3. Pracownicy upierają się, że skoro nie mieli zapewnionego całodziennego wyżywienia w podróż krajowej, to nie można w ogóle pomniejszać diet. Czy tak powinno się obliczać diety?
Pojęcie „całodziennego wyżywienia” w podróżach krajowych było bardzo istotne, ale według przepisów, które… już nie obowiązują. „Stare” rozporządzenie nakazywało pomniejszanie diet w podróży krajowej według zasady: było całodzienne wyżywienie = dieta nie przysługuje. Według aktualnie obowiązujących przepisów (od marca 2013), potrąceń dokonuje się częściowo, tzn. odpowiedni % za każdy zapewniony posiłek, zarówno w podróży zagranicznej jak i krajowej.

 

4.Na fakturze za hotel oprócz noclegu jest pozycja za śniadanie w kwocie 35zł. Czy należy  potrącić pracownikowi z diety faktyczny koszt tego śniadania?
Zgodnie z rozporządzeniem pomniejszenia diety dokonuje się o odpowiedni % stawki diety, co oznacza, że cena śniadania nie ma wpływu na wysokość tego potrącenia. W opisanym przypadku dokonamy pomniejszenia przysługującej diety o 25%  z kwoty 30zł (czyli stawki za dobę), tj. o 7zł 50gr

 

5. Podróż krajowa, czas podróży: 10 godzin, zapewniony posiłek: obiad (czyli 50% potrącenie). Jak poprawnie obliczyć przysługującą kwotę diety?
Skoro pracownik przebywał w podróży 10 godzin, należy mu się połowa stawki diety (15zł). Drugi krok: pomniejszamy dietę o połowę stawki diety (a nie o połowę kwoty, która pracownikowi przysługuje za czas podróży!), czyli o 15zł. Ostatecznie, pracownik w opisanym przypadku nie otrzyma w ogóle diety

 

6.Pracownik podczas delegacji miał spotkanie z kontrahentem w kawiarni, do rozliczenia delegacji dołączył fakturę za usługę gastronomiczną na niewielką kwotę. Czy w tej sytuacji należy dokonać potrącenia z diety?
Pomniejszenia diet dokonuje się za zapewniony każdy z zapewnionych posiłków: śniadanie, obiad, kolację. Jeżeli pracownik w delegacji wypił kawę z kontrahentem lub skorzystał z przekąsek serwowanych na targach, to nie należy dokonywać z tego tytułu potrąceń z diety.

 

7. Pracownik podczas delegacji był na obiedzie z kontrahentem, do rozliczenia delegacji dołączył fakturę za usługę gastronomiczną. Takich faktur za „reprezentację” nie wpisujemy do kosztów, więc również nie potrącamy pracownikowi nic z diety. Czy to jest poprawne?  Przepisy o obliczaniu diet i potrąceniach z diet za zapewnione posiłki nie uzależniają ewentualnych pomniejszeń diet od tego, czy wydatki na ten posiłek zostały przez pracodawcę zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, czy też potraktowane jako tzw. NKUP. Jeżeli ten miał miejsce podczas delegacji, należy dokonać pomniejszenia diety.

Autor: Artykuł przygotowany przez ekspertów współtworzących oprogramowanie z linii Streamsoft PCBiznes.