Budowanie zespołów w pigułce

We współczesnych firmach, zarówno tych mniejszych, jak i dużych korporacjach, nieustannie przewija się pojęcie zespołu. W modzie jest być zespołem, a nie tylko zwykłą grupą współpracowników. Dlaczego? W czym tkwi siła zespołu i na czym polega istota pracy zespołowej? Czym różni się zespół od grupy? Jakie są podstawowe role w zespole i w jaki sposób kształtuje się cykl życia zespołu? Czy da się ocenić pracę zespołową? To tylko wybrane zagadnienia, które warto poruszyć w obszarze tematyki budowania zespołów.

Najbardziej optymalną wielkością zespołu jest 3-8 członków. Jeżeli mamy do czynienia z większym zespołem, zaczynają pojawiać się problemy, głównie natury komunikacyjnej – zazwyczaj prowadzi to do formowania się mniejszych podzespołów, które bez problemu mogą komunikować się i współpracować. Warto dodać, że im więcej osób wchodzi w skład zespołu, tym mniejsza jego ogólna motywacja i tym częściej zauważane jest zjawisko tzw. próżniactwa społecznego. Objawia się ono w skłonności niektórych osób do zmniejszonego zaangażowania w działania zespołu. Taka osoba zużywa wtedy dużo mniej energii, niż w przypadku gdyby pracowała indywidualnie.

Ideą pracy zespołowej jest całkowite wykorzystanie wiedzy oraz zdolności jego członków. Można wymienić trzy główne parametry określające zespół, za które wszyscy jego członkowie czują się odpowiedzialni

 1. Wspólny cel – nadaje sens działania zespołu i określa kierunek pracy

 2. Wspólne wartości – umożliwiają ustalanie priorytetów zespołu i skupianie się na najważniejszych kwestiach.

 3. Wspólne normy – wskazują warunki i sposoby działania zespołu. 

Często spotykamy się z dylematem: zespół czy grupa? Jaka jest różnica pomiędzy tymi pojęciami? Otóż, grupy są tworzone najczęściej tymczasowo w celu zrealizowania zadań, które są dość dobrze sprecyzowane. W grupie cel jest narzucony z góry, w przeciwieństwie do zespołu, który jest zbiorem osób połączonych wspólnym celem. W zespole cel nie jest odgórnie narzucony. Dlaczego tworzymy zespoły, jakie są ich najważniejsze zalety? Na to pytanie można odpowiedzieć z dwóch perspektyw: zarządczej oraz społecznej. 

Zalety zespołów – perspektywa zarządcza:

• Różne spojrzenia na analizowany problem;

• Dostęp do bogatego pakietu informacji pochodzących z różnych źródeł;

• Akceptacja wypracowanych rozwiązań;

• Lepsze zrozumienie problemu.

Zalety zespołów – perspektywa społeczna:

• Zaspokojenie potrzeby przynależności i bezpieczeństwa;

• Podniesienie samooceny;

• Zaspokojenie potrzeby kontaktu z drugim człowiekiem;

• Wspólne osiąganie celów;

• Efekt synergii – zespół to siła.

Opisując tematykę zespołów nie sposób nie wspomnieć o rolach zespołowych. Rolą nazywamy połączenie dominujących cech charakteru ze sposobem zachowywania się danej osoby. W zespole może funkcjonować wiele ról. W literaturze znajdujemy różne podziały ról zespołowych. Jednym z najbardziej znanych podziałów jest propozycja Belbina, wyróżniająca osiem charakterystycznych ról:

• Naturalny lider (koordynator)

• Człowiek akcji (lokomotywa)

• Praktyczny organizator (realizator)

• Człowiek idei (siewca)

• Człowiek kontaktów (poszukiwacz źródeł)

• Sędzia (krytyk wartościujący)

• Człowiek grupy (dusza zespołu)

• Perfekcjonista (skrupulatny wykonawca)

Budowanie zespołu jest procesem stopniowym. Aby z grupy indywidualistów stworzyć zespół należy w pierwszej kolejności ustalić tożsamość zespołu, wspólne cele i misję. Równie istotne jest uzgodnienie reguł współpracy, które będą zapobiegać, a właściwie ograniczać powstawanie konfliktów w przyszłości. W ramach tzw. cyklu życia zespołu można wyróżnić cztery etapy:

• ETAP 1 – formowanie się („grupa”) – koncentracja na podziale ról, sztywna komunikacja, niewielkie osiągnięcia w pracy;

• ETAP 2 – ścieranie się („pseudo-zespół”) – skupianie się na tym, w jaki sposób układa się współpraca, konflikty, żywe debaty i dyskusji, pierwsze osiągnięcia;

• ETAP 3 – normowanie („zespół potencjalny”) – koncentracja na osiąganiu celów, atmosfera pracy, zaufanie, cele są osiągane;

• ETAP 4 -  działanie („prawdziwy zespół”) – koncentracja na rozstaniu; dopinanie ostatnich spraw, świętowanie zwycięstwa, planowanie nowych zespołów, pożegnania.

Jeżeli chcemy dowiedzieć się czegoś więcej na temat pracy danego zespołu, możemy dokonać oceny pracy zespołowej. Warto wtedy skorzystać z metody oceny pracy zespołowej PERFORM, która polega na obserwacji siedmiu obszarów i odpowiedzi na siedem pytań:

• PRODUKTYWNOŚĆ (Productivity): Czy zespół osiąga odpowiednie wyniki w swojej pracy?

• EMPATIA (Empathy): Czy członkowie zespołu dobrze czują się w swoim towarzystwie?

• ROLE i CELE (Roles): Czy członkowie zespołu wiedzą, co mają robić?

• ELASTYCZNOŚĆ (Flexibility): Czy członkowie zespołu potrafią dostosować się do zmian zewnętrznych?

• OTWARTOŚĆ (Opened): Czy członkowie zespołu mówią to, co myślą?

• UZNANIE (Respect): Czy członkowie zespołu szanują się wzajemnie?

• MORALE (Moral): Czy członkowie zespołu faktycznie chcą do niego należeć?

Podsumowując, można zadać sobie pytanie – jak wyglądałby idealny zespół, jakie będą jego cechy charakterystyczne? Zespół można określić mianem „idealny” w momencie, gdy kilka osób łączy swoją wiedzę i zdolności, aby osiągnąć zamierzone cele, zrealizować określone zadania, natomiast podział ról zespołowych jest klarowny dla osób, które do zespołu nie należą. We wzorcowym zespole członkowie sami określają cele i je rozumieją. Podczas pracy panuje otwarta, przyjacielska atmosfera, w której uczestnicy są w stanie podejmować ryzyko. Każdy członek zespołu czuje się ważnym ogniwem całości, bez którego niemożliwa byłaby realizacja określonych zadań. Istotną cechą jest również pełna wymiana informacji pomiędzy członkami zespołu – nie mamy do czynienia z zatajaniem wiedzy, wzajemną rywalizacją, ponieważ każda osoba wie, że zespół to całość – pracuje na wspólny sukces i idzie w jednym kierunku