Jaki są koszty zaniechania w księgowości?

Jeżeli jeszcze nie przełączyłeś swojej księgowości na pracę online, musisz koniecznie to przeczytać.

Programy księgowe online to coś więcej niż oprogramowanie komputerowe. Osoby zarządzające firmą czują instynktownie, że warto przenieść systemy wspomagające pracę do internetu. Mają zewsząd wiele przykładów, jak praca przez internet wspomaga zarządzanie i obniża koszty.

Jako zespół zaangażowany na co dzień we wdrożenia rozwiązań księgowości online słyszymy wiele wymówek osób podejmujących decyzje. Odkładają oni tę decyzję na później.

Zajmiemy się najczęściej powtarzanymi argumentami, które słyszymy. Postaramy się przybliżyć jakie są koszty zaniechania w tym zakresie.

Mamy nadzieję, że analiza ryzyk związanych z brakiem decyzji pozwoli na lepsze jej przygotowanie. Każdy z nas ma świadomość, że przeniesienie przetwarzania danych do chmury jest tylko kwestią czasu.

 

1. Trudno jest przekonać zarząd do tej decyzji

Jeżeli zarząd podejmuje decyzje bazując na twardych danych, trzeba przygotować szczegółowe zestawienie kosztów w obydwu modelach.

Model tradycyjny zawiera zwykle:

• Koszty utrzymania infrastruktury serwerowej

• Koszty utrzymania personelu

• Prace administracyjne systemu informatycznego zlecane na zewnątrz

• Koszty aktualizacji oprogramowania, związane ze zmieniającymi się przepisami oraz rozwojem funkcjonalnym

Model online to jedynie koszty abonamentu, które stanowią zwykle mniej niż 50% kosztów w modelu tradycyjnym.

 

2. Po co zmieniać system, który działa?

Przyzwyczajenie to nasza druga natura. Wolimy czasami stosować obejścia, wprowadzać dane podwójnie, bazując na arkuszach Excel oraz używać osobnych systemów, co prowadzi do wielu błędów i nieporozumień.

Aberdeen Group przeprowadziła badania, z których wynika, że czas spędzony na powtarzalnych zadaniach może być zredukowany wielokrotnie stosując rozwiązania w chmurze.

Tradycyjne programy księgowe to zwykle rozwiązania „wyspowe”. Dział księgowości rejestruje zdarzenia gospodarcze, które są często rejestrowane w innych systemach i nie ma powodu, by były przenoszone do księgowości w sposób automatyczny.

Ponosimy więc koszty trwania przy dotychczasowych rozwiązaniach.

 

3. Koszty wdrożenia nowego rozwiązania nas zabiją

Jest wręcz odwrotnie – koszty wdrożenia są minimalne. Nowoczesne systemy księgowe online wykorzystują filozofię wdrożenia Do It Yourself, czyli Zrób To Sam. Posiadają zazwyczaj filmy instruktażowe, rozbudowany system pomocy dostępnej natychmiast.

Nie wymagają typowej procedury wdrożeniowej, jak to było w przypadku tradycyjnych systemów. Odpada zakup i implementacja sprzętu i oprogramowania, a więc nie ponosi się ryzyka.

Firmy oferujące księgowość online udostępniają seminaria internetowe dla użytkowników. Oferują również import danych z dotychczasowych systemów. Niewiele kosztuje rozwiązanie polegające na „dry run”, czyli wdrożeniu systemu na próbę i porównanie wyników.

4. Dane finansowe naszej firmy nie będą bezpieczne w chmurze

I znowu – jest dokładnie odwrotnie. Mało która firma nie zajmująca się oferowaniem oprogramowania online ma takie zabezpieczenia, które pozwalają spokojnie żyć. Operatorzy rozwiązań w chmurze inwestują znacznie więcej w bezpieczeństwo w wielu aspektach: 

• Bezpieczeństwo fizyczne – jakie zabezpieczenia posiada Twoja firma przed kradzieżą serwera? Czy stosuje całodobową ochronę budynku? Czy stosowana jest rejestracja osób mających dostęp do sprzętu komputerowego?

• Bezpieczeństwo energetyczne – czy Twoja firma posiada podtrzymanie energii elektrycznej z 2 źródeł? Czy przełączenie między źródłami jest zabezpieczone podtrzymaniem awaryjnym?

• Bezpieczeństwo ciągłości działania – co się stanie, gdy serwerownia z jakiś przyczyn nie będzie spełniać swojej roli? Czy posiadasz drugą? Czy posiadasz plany na wypadek awarii?

• Archiwizacja danych – czy Twoje kluczowe dane są regularnie archiwizowane? Czy prowadzisz audyty procesu archiwizacji?

• Ochrona dostępu do danych – czy posiadasz listę osób, które mają dostęp do kluczowych danych firmy? Czy prowadzisz regularne audyty tych osób i systemów? Czy jesteś pewien, że hasła dostępu są wystarczająco silne? Czy masz pewność, że są regularnie zmieniane?

• Zabezpieczenie sieci i serwerów przed niepowołanym dostępem – czy zlecasz regularne audyty zabezpieczenia przed niepowołanym dostępem?  Czy zlecasz przeglądy konfiguracji i zabezpieczeń przynajmniej raz w roku?

   

A może w tym wszystkim polegasz jedynie na swoim dziale informatycznym?

To są wspaniali ludzie i niewątpliwie dobrzy fachowcy. Każdy jednak się myli. Każdego można przechytrzyć. Nie czekaj aż będzie za późno.

 

 

 

 

 

Autor artykułu Artykuł został przygotowany przez firmę mksiegowa.pl oferującą najlepsze rozwiązania pełnej księgowości online na rynku.